IDOARRT Meeting Design

IDOARRT is a simple tool to support you to lead an effective meeting or group process by setting out clear purpose, structure and goals at the very beginning. It aims to enable all participants to understand every aspect of the meeting or process, which creates the security of a common ground to start from. The acronym stands for Intention, Desired Outcome, Agenda, Rules, Roles and Responsibilities and Time.

Step 1:

Before the meeting/process, prepare a Flipchart / Slide outlining all the points of IDOARRT. See below:

Intention – What is the intention, or purpose, of the meeting? In other words, why have it?

Desired Outcome(s) – What specific outcomes should be achieved by the end of the meeting?

Agenda – What activities will the group go through, in what order, to move toward the desired outcome?

Roles – What roles or responsibilities need to be in place for the meeting to run smoothly? Who is facilitating, and who is participating? Who is documenting, and who is keeping track of the time? What do you expect of the participants?

Rules – What guidelines will be in place during the meeting? These could relate to agreed group norms. They could also relate to use of laptops/mobiles, or practical rules related to a space. Let the participants add rules to ensure that they have ownership of them.

Time – What is the expected time for the meeting, including breaks,and at what time will the meeting end?

Step 2:

At the beginning of the meeting, introduce the IDOARRT, going through point by point. Invite participants to ask questions or make suggestions for changes. Once the group is happy with the plan, go ahead with the rest of the meeting.

Intervisie – Vlaggetjesmethode

Wanneer te gebruiken?

De vlaggetjesmethode is uitermate geschikt voor een beginnende intervisiegroep, waarin mensen participeren met weinig of geen intervisie-ervaring. De methode kent een sterke, doch eenvoudige structuur.

De casus blijft bij/van de inbrenger

De methode biedt de casusinbrenger de mogelijkheid het behandelingsproces van de casus te controleren. Daarbij geeft het de overige groepsdeelnemers voldoende tijd en rust eens extra te letten op de vragen die door anderen gesteld worden, en dan in het bijzonder op vragen die zij zelf doorgaans niet geneigd zijn te stellen.

De methode voorziet in een degelijke structuur om te voorkomen dat de overige deelnemers hun eigen problemen als het ware ‘projecteren’ op de casus van de casusinbrenger.

Benodigde tijd

De benodigde tijd is 45 minuten tot een uur per casus in een groep van zes personen. Anderhalf uur er voor plannen is daarom aan te raden. Dat geeft de mogelijkheid om er twee te doen en de ruimte om er één te doen, als de behoefte er is om langer bij een stap stil te staan.

Rol begeleider

Het kenmerk van deze methode is dat het zeer gestructureerd is. De begeleider zorgt ervoor dat de structuur gevolgd wordt. In deze methode zit de kracht in de structuur. De begeleider blijft uit de inhoud. Belangrijkste taak is om de spelregels goed duidelijk te maken en deze te handhaven.

Hoe werkt de methode?

Stap 0: De groep kiest de casus 

Stap 1: De casusinbrenger schetst zijn situatie 

Stap 2: De groepsdeelnemers formuleren vragen 

Stap 3: Waardering van de vragen door de casusinbrenger

Stap 4: De casusinbrenger beantwoordt de vragen 

Stap 5: Professioneel roddelen 

Stap 6: Wat gaat de casusinbrenger doen met de opgedane inzichten? 

Stap 7: Welk inzicht hebben de deelnemers voor zichzelf opgedaan? 

Stap 0: De groep kiest de casus

Alle deelnemers delen kort de eigen in te brengen casus toe. De groep kiest uit hun midden de te behandelen casus.

Stap 1: De casusinbrenger schetst zijn situatie

Rol casusinbrenger

De casusinbrenger geeft beknopte informatie over de opdrachtsituatie. Hij vertelt zijn indrukken, bespiegelingen en oordelen. Het betreft hier de feitelijke waarneming en bewuste ervaringen van de casusinbrenger. Hij belicht zijn handelen en de tot nu toe verrichte werkzaamheden als docent/begeleider in die specifieke situatie.

Rol groepsdeelnemers

De groepsdeelnemers reageren niet op het verhaal en stellen geen vragen. Zij luisteren aandachtig en proberen een zo duidelijk mogelijk beeld te krijgen van de probleemsituatie.

Rol begeleider

De begeleider laat de casusinbrenger de casus herformuleren tot een hoe kan ik…, zodat/zonder dat… vraag. Deze ‘hoe kan ik’ schrijft de begeleider letterlijk zichtbaar voor alle deelnemers op.

Als begeleider kan je indien nodig doorvragen op feitelijkheden om de context compleet te maken. Wanneer speelde het? Wie waren erbij? Wat deed de casusinbrenger? Waarom is dit jouw casus?

Tips:

  • geef de casusinbrenger de ruimte, maar let tevens op de tijd
  • voorkom dat de deelnemers op de informatie reageren
  • wees als begeleider terughoudend in het doorvragen, laat de casusinbrenger zijn of haar verhaal vertellen

Stap 2: De groepsdeelnemers formuleren vragen

Rol groepsdeelnemer

Door de casusinbrenger vragen te stellen proberen de groepsdeelnemers het beeld van de probleemsituatie te completeren. De groepsdeelnemers helpen zoeken naar de precieze ‘puzzel’ van de casusinbrenger.

‘Hoe luidt nu exact zijn vraag?’

Hiertoe schrijft  iedere groepsdeelnemer (behalve de casusinbrenger) voor zichzelf vijf vragen op die iets kunnen ophelderen over de relatie tussen de casusinbrenger en het adviestraject. Omdat er wordt gespeurd naar de rol, het handelen en de positie van de casusinbrenger zelf, worden er vrijwel geen vragen gesteld over omstandigheden die een rol speelden. Het is daarbij de kunst om suggestieve vragen achterwege te laten en open vragen te stellen.

Open vragen zijn:

  • Wat gebeurde er precies?
  • Wat beleefde je zelf toen dat gebeurde?
  • Welke aarzelingen, dilemma’s of twijfels had je toen dit voorviel?
  • Is (concrete beschrijving van een geselecteerd deel van zijn handelen) typerend voor je handelen?
  • Ik zie je zo … acteren, welke betekenis geef je aan dit handelen?
  • Kennelijk kies je voor een … rol, wat was je beweegreden?

Rol begeleider

De begeleider vraagt iedere deelnemer om slechts één van de geformuleerde vragen te stellen. De begeleider schrijft de vragen letterlijk op de flipover.

Rol casusinbrenger

De casusinbrenger luistert goed en registreert bij zichzelf wat de vraag hem doet; hij antwoordt niet.

Tips

  • zorg voor een sfeer waarin elke gestelde vraag tot zijn recht komt en de casusinbrenger de vraag rustig op zich kan laten inwerken;
  • bij weinig deelnemers (<5) kan je ervoor kiezen dat iedereen twee vragen mag stellen. Doe dat dan wel één voor één.

Stap 3: Waardering van de vragen door de casusinbrenger

Rol casusinbrenger

De casusinbrenger neemt rustig de tijd om de vragen één voor één te waarderen met:
+ (= warm), O (= neutraal) of – (= koud).

  • Warm betekent: de vraag geeft mij het gevoel iets met mijn probleem te maken te hebben.
  • Koud betekent: de vraag heeft mijns inziens niets te maken met mijn probleem en is dus irrelevant.
  • Neutraal betekent: op zich wel relevant, maar of die vraag iets met mijn probleem te

maken heeft weet ik eigenlijk niet.

Rol groepsdeelnemers

De groepsdeelnemers reageren niet op de waardering van de casusinbrenger, hoe teleurstellend dat soms ook kan zijn. Evenmin is er discussie.

Tips

  • geef ruimte aan het waarderen van de vragen
  • let op aarzelingen en op de lichaamstaal
  • in plaats van +, O en – kan je ook een vlaggetje |> tekenen voor de warmste vraag. Dat is de vraag die de casusinbrenger het meest aan het werk heeft gezet.

Stap 4: De casusinbrenger beantwoordt de vragen

Rol casusinbrenger

De casusinbrenger beantwoordt de afzonderlijke vragen zo kort en krachtig mogelijk.

Rol groepsdeelnemers

De groepsdeelnemers geven geen commentaar, ook niet als het inhoudelijke antwoord volgens hen niet overeenstemt met de in stap 3 gegeven waardering. Onderdruk de neiging tot discussiëren.

Tips

  • zorg voor een helder antwoord
  • let erop dat de casusinbrenger niet te veel ‘verhullende’ informatie geeft
  • een koude vraag hoeft niet persé beantwoord te worden, wel is goed om aan te geven waarom het een koude vraag is

Stap 5: Professioneel roddelen

Rol casusinbrenger

De casusinbrenger draait zich om zodat hij de deelnemers niet meer ziet. Hij bemoeit zich op geen enkele manier met het gesprek.  Hij luistert aandachtig en maakt notities over zaken die hem raken of opvallen.

Rol groepsdeelnemers

De deelnemers  “roddelen” met elkaar wat ze hebben gehoord, wat ze hebben gezien en wat ze verwachten en over mogelijke achtergronden, oorzaken en oplossingen. Dit roddelen betrekken ze op de vraag van de inbrenger.

Tips

  • Geef het roddelen de tijd, probeer wel (uiteindelijk) de focus te houden op de ingebrachte casus

Stap 6: Wat gaat de casusinbrenger doen met de opgedane inzichten?

Rol casusinbrenger

De casusinbrenger draait zich weer richting de groep. Hij koppelt terug wat uit het roddelen hem heeft geraakt en waarom. Mogelijk leidt dat tot een nieuw inzicht op zijn situatie en welke vraag hij daar nu bij heeft (herformulering van de startvraag). Tevens benoemt de casusinbrenger hardop zijn eerste (kleine) stap.

Rol groepsdeelnemers

De deelnemers helpen door het stellen van vragen en het geven van hun indrukken. Met name gericht op het benoemen van de eerste stap.

Mogelijke vragen:

  • Wat wil ik anders doen / Voor welke verandering sta ik?
  • Uit welke tegenpolen bestaat de aarzeling?
  • Welke voordelen en bezwaren zie ik?
  • Welke afwegingen heb ik?
  • Wat wil ik bijleren?
  • Wat wil ik over een week/maand/kwartaal bereikt hebben?

Tips

  • zorg ervoor dat de discussie gericht blijft op het gedrag, de opvatting of adviesstijl van de casusinbrenger
  • formuleer de situatie in termen van spanningen tussen bijvoorbeeld het gewenste en het feitelijke handelen
  • mogelijk heeft de casusinbrenger tijd nodig om een en ander te laten bezinken; het is aan de casusinbrenger te bepalen of het ‘zo mooi is geweest’

Stap 7: Welk inzicht hebben de deelnemers voor zichzelf opgedaan?

Rol groepsdeelnemers

De deelnemers geven één voor één aan welk inzicht deze dialoog hen zelf heeft gebracht. De overige deelnemers luisteren.

Mogelijke vragen:

  • Wat heb ik over mijzelf ontdekt?
  • Welk inzicht levert dat op; wat ga ik daarmee doen?
  • Wat zegt dit over de wijze waarop ik ‘leer’?

Tips

  • maak afspraken hoe de uitgesproken intenties leiden tot waarneembaar ander gedrag

Veel succes!

Predicting The Weather: A Weather Forecast Retrospective for Scrum Teams

Using different formats for your Sprint Retrospective is a great way to help a Scrum Team inspect their process through different lenses and perspectives. The Liberators came across the Weather Forecast Retrospective by Barry Heins and shared their experience and (slightly modified) approach here: https://medium.com/the-liberators/predicting-the-weather-a-weather-forecast-retrospective-for-scrum-teams-9bbb02105ea4